Aanvullende privacyverklaring
4 maart 2019
1. Inleiding
Het geloofsleven binnen De Hofstad bestaat, naast het delen van geloof en het vieren daarvan in de zondagse eredienst, uit zowel organisatorische als pastorale betrokkenheid van leden en belangstellenden. Hiervoor worden diverse persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om de privacy van de leden en belangstellenden van onze geloofsgemeenschap te waarborgen, en om te voldoen aan het gestelde in de AVG hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. De Hofstad is een wijkgemeente van de Protestantse Gemeente Apeldoorn (PGA). Voor het verwerken van persoonsgegevens is door de PGA een privacyverklaring opgesteld (https://pkn-apeldoorn.nl/privacybeleid/). De voorliggende verklaring vult die van de PGA aan op punten die niet centraal geregeld kunnen worden.
2. Waar gebruiken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden gebruikt om het contact met leden en betrokkenen te onderhouden, om leden en betrokkenen in staat te stellen kennis te nemen van de activiteiten van de wijkgemeente en om gemeenteleden in staat te stellen om naar anderen om te zien.
Binnen onze wijkgemeente gebruiken wij persoonsgegevens in:
- De ledenadministratie (paragraaf 3);
- Pastoraat en diaconaat (paragraaf 4);
- Afkondigingen in kerkdiensten en bijeenkomsten (paragraaf 5);
- Onderlinge overleggen en vergaderingen (paragraaf 6);
- Adreslijsten van vrijwilligers (paragraaf 7);
- De website (paragraaf 8);
- De Facebook-pagina (paragraaf 9);
- Communicatiemiddelen als de Nieuwsbrief, Zondagsbrief, Zicht 055 en De Hofstedeling (paragraaf 10);
- Financiële bijdragen (paragraaf 11).
3. De ledenadministratie
Binnen De Hofstad heeft een beperkt aantal personen direct toegang tot de ledenadministratie:
- De ledenadministrateur;
- De predikant(en);
- De coördinator Kerkbalans (een van de kerkrentmeesters).
De ledenadministrateur kan op verzoek aan vrijwilligers in de taakgroepen lijsten met contactgegevens van geselecteerde gemeenteleden verstrekken om hen te informeren over de activiteiten in de wijkgemeente (bijvoorbeeld uitjes voor ouderen, start catechese). Deze gegevens worden door de vrijwilligers na gebruik verwijderd.
4. Pastoraat en diaconaat
Gemeenteleden en andere betrokkenen kunnen een beroep doen op pastorale en/of diaconale ondersteuning van de wijkgemeente. De gegevens kunnen worden gedeeld met vrijwilligers die bij deze activiteiten betrokken zijn binnen de wijk of binnen de PGA als dat voor de gewenste ondersteuning nodig is. Deze vrijwilligers hebben in alle gevallen een geheimhoudingsplicht. De gegevens worden niet gedeeld met anderen.
5. Kerkdiensten en andere bijeenkomsten
Voorbeden en meeleven
Kerkdiensten, met uitzondering van huwelijks- en uitvaartdiensten, worden uitgezonden via Kerk-tv (internet) en de kerkradio. Voorafgaand aan de vieringen kunnen mensen voorbede vragen voor vrienden, familie of leden van de wijkgemeente. Bij het voorbedeboek wordt vermeld dat de vieringen op internet terug te beluisteren zijn en dat het noteren van een naam in het voorbedeboek inhoudt dat de betrokkene toestemming van het noemen van deze naam gegeven heeft. Voorafgaand aan vieringen waarin de doop bediend wordt, belijdenis van het geloof wordt afgelegd, mensen worden bevestigd in een ambt of benoemd als medewerker wordt aan de betreffende personen toestemming gevraagd voor het noemen van hun naam in de viering. Met de herdenking van de overleden wordt dit met de nabestaanden gedaan.
Projectieschermen
Ter ondersteuning van de eredienst worden de liturgie, de te zingen liederen, videobeelden van activiteiten voor in de kerk, filmpjes en -muziek op 2 grote schermen geprojecteerd. Voor de eredienst wordt actuele informatie, die ook op de zondagsbrief geplaatst is, getoond. Deze actuele informatie kan persoonlijke gegevens bevatten (adressen bestemming bloemen) en is verder nergens anders zichtbaar. Als er persoonlijke informatie getoond wordt, is dat overlegd met betrokkenen.
Uitzendingen
Kerkradio Apeldoorn verzorgt de radio-uitzendingen van de kerkdiensten van de Protestantse Gemeente te Apeldoorn voor iedereen die wil luisteren, maar speciaal voor mensen die aan huis zijn gebonden. De diensten worden uitgezonden vanuit de radiostudio in De Hofstad. Het merendeel van de diensten wordt “live” uitgezonden. Voor de Eredienst wordt de liturgie voorgelezen, daarin wordt naast de naam van de voorganger, geen persoonlijke informatie gebruikt. De wijkgemeente van De Hofstad verzorgt wekelijks een beeldregistratie van de zondagse Eredienst en is via internet (YouTube) beschikbaar voor iedereen die de Eredienst wil mee beleven, maar speciaal voor mensen die aan huis zijn gebonden. De diensten worden “live” uitgezonden via YouTube, de uitzendingen tot een maand geleden zijn daar ook nog terug te zien. Voorkomen wordt dat kerkgangers (vol) in beeld komen. Het maken van Kerktv-opnames wordt door middel van een bord voorin de kerk bekend gemaakt. Als mensen bezwaar hebben tegen het in beeld komen via Kerktv kunnen ze dit melden bij het mediateam (bij binnenkomst in de kerkzaal links). Ze krijgen dan een plaats die niet in beeld wordt gebracht.
Beeldmateriaal
Bij bijzondere gelegenheden worden foto’s gemaakt in de kerk. Voorbeelden zijn bijzondere diensten, projecten, bazaar, ouderen- of jeugdwerk. Doel hiervan is bijzondere momenten in beeld vast te leggen als herinnering voor later, of te gebruiken als beeldmateriaal op de website of de Hofstedeling. Het materiaal wordt voorafgaand aan publicatie gescreend en er worden geen namen bij geplaatst, tenzij daar toestemming voor is gegeven. Foto’s worden alleen gepubliceerd als er geen personen duidelijk herkenbaar in beeld staan. Foto’s worden bewaard in een centraal archief. De fotografen en (web)redactie verwijderen fotomateriaal van hun apparatuur na gebruik. Wanneer een persoon het oneens is met het plaatsen van beelden op de website, dan worden deze verwijderd. Het adres voor verwijder- en correctieverzoeken is: webmaster@dehofstadapeldoorn.nl
6. Onderlinge overleggen en vergaderingen
In vergaderingen of andere bijeenkomsten kunnen persoonlijke gegevens besproken worden. Van onderwerpen die personen betreffen worden geen aantekeningen in het verslag gemaakt, tenzij dit voor het functioneren of voor dossiervorming noodzakelijk is, of toestemming is gegeven.
7. Adreslijsten van vrijwilligers
Er wordt een adreslijst bijgehouden van vrijwilligers, die bedoeld is voor onderling contact. De lijst bevat naam, adres, telefoonnummers en e-mailadressen. De lijst wordt tweemaal per jaar geactualiseerd en alleen verspreid onder de erop genoemde personen. Alle genoemde personen hebben toestemming gegeven voor het gebruik van hun gegevens op de lijst.
8. De website
De website (www.dehofstadapeldoorn.nl) is bedoeld om gemeenteleden en andere geïnteresseerden informeren over nieuws en activiteiten rond De Hofstad. Kopij wordt aangeleverd door gemeenteleden van De Hofstad en soms door andere organisaties. Persoonsgegevens worden alleen vermeld als de inzender daar expliciet om verzoekt. Verder worden er alleen algemene (geen persoonlijke) e-mailadressen en telefoonnummers vermeld. Foto’s worden alleen gepubliceerd als er geen personen duidelijk herkenbaar in beeld staan, of als daar toestemming voor is gegeven. Na uiterlijk twee jaar worden foto’s met daarop personen verwijderd. Dit geldt ook voor artikelen die niet meer relevant zijn. Toegang tot het beheerdersdeel van de website is beveiligd met een wachtwoord. Er zijn momenteel vier beheerders. De software wordt regelmatig geüpdatet en er worden regelmatig backups
gemaakt. Op de website van De Hofstad worden cookies alleen gebruikt om technische en functionele redenen.
9. De Facebook-pagina
De wijkgemeente van De Hofstad heeft een besloten Facebook pagina. Deze Facebookgroep is speciaal voor gemeenteleden en regelmatige bezoekers van de gemeente en voor allen die zich op enigerlei wijze verbonden voelen met De Hofstad. Alleen leden van deze Facebook pagina kunnen hier informatie toevoegen, inzien en delen. Nieuw aangemelde leden worden vooraf getoetst of ze bij onze wijkgemeente betrokken zijn. Op deze Facebook pagina wordt informatie over activiteiten, evenementen, video’s en foto’s geplaatst en gedeeld. Ook zijn er mogelijkheden om te discussiëren.
Bij oneigenlijk gebruik van de Facebook pagina kan de betreffende gebruiker als lid worden verwijderd. Informatie wordt niet “geschoond” en blijft dus op de pagina beschikbaar.
10. Andere communicatiemedia
De Hofstad gebruikt een aantal media om gemeenteleden op de hoogte te houden van (actuele) informatie in en rondom De Hofstad: de Zondagsbrief (wekelijks), de Nieuwsbrief (tweewekelijks), Zicht 055 (maandelijks) en De Hofstedeling (viermaal per jaar). Hierin worden alleen persoonsgegevens geplaatst, zoals namen van voorgangers en gemeenteleden, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen, wanneer hiervoor vooraf toestemming is gegeven en het nodig is voor het doel van de publicatie. De Zondagsbrief wordt wekelijks gepubliceerd op de website en een aantal papieren exemplaren is beschikbaar in de kerk. Afgezien van namen van voorganger en organist bevat de Zondagsbrief geen persoonsgegevens. De Nieuwsbrief wordt per e-mail verspreid onder abonnees die zich hiervoor hebben aangemeld. De e-mailadressen worden alleen voor dit doel bewaard en niet met anderen gedeeld. In memoriams worden met toestemming van de familie geplaatst. Zicht 055 is het kerkblad van Apeldoorn en heeft een eigen privacyverklaring.
Iedereen die ingeschreven staat onder wijk De Hofstad krijgt een papieren versie van De Hofstedeling thuisbezorgd. Daarnaast is een aantal exemplaren beschikbaar in de kerk en bij gelieerde organisaties als het Leger des Heils en verzorgingshuizen. In De Hofstedeling worden verjaardagen (80, 85 en 90+) en huwelijksjubilea van gemeenteleden vermeld. Tegen deze vermelding kan bezwaar worden gemaakt. Dit wordt onder deze rubriek kenbaar gemaakt.
11. Financiële bijdragen
Gemeenteleden worden jaarlijks in de actie Kerkbalans per brief aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. De gegevens hiervoor zijn afkomstig uit de ledenadministratie.
12. Bewaartermijnen
Wijkgemeente De Hofstad bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Gegevens vanleden blijven in ieder geval bewaard zolang zij lid zijn. Verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten en andere publicaties worden gearchiveerd in een centraal archief.
13. Doorgifte aan anderen
De wijkgemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden in de volgende gevallen:
- Drukwerk voor De Hofstedeling wordt uitbesteed aan een extern bedrijf. Dit bedrijf hanteert voorwaarden die voldoen aan de AVG. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
14. Verzoeken om inzage en correctie
U hebt het recht om inzage te verzoeken in uw gegevens en om persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen. Als het gaat om de gegevens in de ledenadministratie kunt u daarvoor terecht bij het Kerkelijk Bureau (Hofveld 52, 7331 KE Apeldoorn, Tel. 055 – 3557 678). Als het gaat om andere gegevens, zoals genoemd in deze privacyverklaring, kunt u een verzoek richten aan info@dehofstadapeldoorn.nl.